Bertelepon di kantor

Telepon sudah jadi alat penting di kantor. Sikapi penggunaannya agar tak ada yang merasa dirugikan dan kesalahpahaman yang tak perlu jadi enggan bertandang.

saat menerima telepon

1. Jangan sampai pesawat berdering hingga lebih dari tiga kali.

2. Ucapkan “Selamat pagi / siang / sore” plus nama Anda dan nama perusahaan dengan jelas. Bila perusahaan mempekerjakan seorang operator untuk menerima telepon, tetap angkat telepon dengan nada ramah.

3. Tersenyumlah dengan ramah. Percayalah, si penelepon akan bisa merasakan ekspresi Anda tanpa harus bertatap muka.

4. Biarkan penelepon menutup teleponnya terlebih dahulu. Sesudah itu, Anda bisa menutup telepon dengan tenang.

saat menelepon

1. Tulislah nomor telepon dan poin-poin yang akan Anda sampaikan di selembar kertas. Ini mencegah Anda melantur dan kelupaan menyampaikan hal-hal yang seharusnya disampaikan.

2. Tunggulah nada dering sampai enam-tujuh kali sebelum Anda memutuskan untuk menutup pesawat telepon.

3. Sapalah siapa pun yang mengangkatnya di seberang sana. Segera perkenalkan diri pada si penerima. Setelah itu beritahu dia dengan jelas orang yang Anda tuju.

4. Jika Anda merasa kenal dengan suara penerima telepon, tak dilarang menyapanya dengan sapaan sederhana, seperti, “Selamat pagi, Jes. Saya Fira.”

5. Sebelum mulai membicarakan hal-hal pokok, tanyakanlah dahulu apakah orang yang Anda bicara tidak berkeberatan dan punya waktu untuk berbicara sebentar dengan Anda.

6. Lakukan pembicaraan sesingkat dan sejelas mungkin. Orang yang Anda tuju kemungkinan besar punya pekerjaan lain. Bukannya tidak mungkin line di kantor terbatas dan orang lain memerlukannya. Kalau Anda meminta suatu informasi, jelaskan alasan Anda.

kalau ada yang salah sambung

Ini bukan alasan untuk bersikap kasar. Katakan baik-baik dan tanyakan nomor telepon atau orang yang dituju si penelepon. Bila memang tidak ada, katakan dengan ramah dan sopan.

Related Posts by Categories